Die Gemeinde Wadgassen denkt digital und zeitgemäß und sucht Anfang 2020 nach Wegen ihre Verwaltung smarter zu machen. Ziel: Effektive Steuerung und Entscheidungsfindung durch die intelligente Nutzung von Daten. Die Herausforderung bestand vor allem darin, Daten aus den unterschiedlichen Quellen und Silos der Fachverfahren zusammenzuführen und zu verarbeiten.

Um das Vorhaben umzusetzen, mussten Daten aus unterschiedlichen Quellen und Fachverfahren herausgeholt, verschnitten und aufbereitet werden. Die geeignete Software dafür fehlte. Mitarbeiter:innen wendeten Stunden mit der zeitaufwändigen Verschneidung und Aufbereitung der unterschiedlichen Datenformate auf. Wichtige Aufgaben wie die Kita-Planung leiden. Externe Faktoren wie COVID-19 oder Flüchtlingsbewegungen können nur unter großem Aufwand und mit Expertise in Prognosen mit einbezogen werden.

In Anbetracht der Herausforderungen tritt Wadgassen gemeinsam mit drei anderen Gemeinden aus dem Saarland an den zuständigen IT-Dienstleister eGo-Saar heran, um die Polyteia Solution Demografie zu erwerben. Das Pilotprojekt startet im Herbst 2020 mit vier Gemeinden.

Über einen Konnektor integriert Polyteia die Einwohnermeldedaten aus der Fachanwendung VOIS MESO in die Leto Datenplattform. Die Daten werden automatisiert transformiert und als Solution Demografie aufbereitet. Interne Entscheidungsvorlagen und Berichte werden problemlos abruf- und exportierbar.

Nutzer:innen in Wadgassen greifen mit der Solution auf tagesaktuelle und leicht verständliche Analysen zur Bevölkerungsentwicklung (z.B. Zuzug, Geburten, Altersstruktur) zu. Für die Kita- oder Schulplanung stehen Daten jederzeit im benötigten Format bereit. Die Möglichkeit weitere Fachanwendungen oder Datenquellen anzubinden erlaubt außerdem die Berücksichtigung anderer wichtiger Variablen. So kann beispielsweise die Zahl ukrainischer Geflüchteter in der Analyse berücksichtigt werden.

Die Solution Demografie umfasst Visualisierungen zu Historischen Entwicklungen und Analysen, erlaubt aber auch kleinräumige Prognosen. Die Verwaltung kann Berichte direkt exportieren und dem Rat vorlegen, um Entscheidungsvorhaben zu begründen. So hat Wadgassen bis 2022 mithilfe der intuitiven Prognosen die Warteliste für Kita-Plätze auf null gesetzt.

Die Pandemie und der Angriffskrieg haben erneut bewiesen, wie agil und flexibel Politik und Verwaltung reagieren muss – im Idealszenario basierend auf fundierten Datengrundlagen. Polyteia hat für Wadgassen die Entwicklung der Flüchtlingszahlen abgebildet. Die Verwaltung konnte somit weiterhin Entscheidungen auf realitätsnahen und kontextualisierten Daten treffen.

Die vier Pilotkommunen haben die Lösung erfolgreich erprobt. Mitte 2022 gibt der IT-Dienstleister des Saarlands, eGo-Saar, das Go für einen landesweiten Roll-Out. Ab sofort steht die Lösung den 58 Kommunalverwaltungen sowie Landesbehörden des Saarlandes zur Verfügung.