Stadt Goslar: Lösung Personal

Überblick

Für die automatisierte Zusammenführung von Personaldaten und die Visualisierung und Verfügbarmachung aktueller Kennzahlen wurden in Goslar Schritt für Schritt mehrere Datenquellen integriert. Dies gelang zum einen durch die Kooperation mit dem lokalen IT-Dienstleister KDO als auch mit der städtischen IT-Abteilung, die die Anbindung der lokal gehosteten Fachverfahren übersah. Gemeinsam mit den Entscheidungsträger:innen in der Personalverwaltung der Stadt Goslar wurde entschieden, welche Kennzahlen, für die Kommunikation mit der Politik von besonderer Bedeutung sind.

Durch Polyteia wird der Rat der Stadt regelmäßig über die Personalsituationen, Stellenpläne, bestimmte Quoten wie die Geschlechterverteilung oder den Krankenstand informiert. Über das browserbasierte Personalmodul kann man viele Fragen sehr detailliert und kurzfristig beantworten. Die Verwaltung ist dadurch souveräner und die Ratsmitglieder auf dem aktuellen Stand. Man kann zum Beispiel schauen, wann in den nächsten zehn Jahren viele Angestellte der Stadt in Rente gehen und Personal fehlen könnte. Oder ob es bestimmte Abteilungen oder Gruppen gibt, in denen der Krankenstand hoch ist – und sich dagegen eventuell etwas unternehmen lässt.

Datenquellen

Zur Erfassung der Daten wurden verschiedene Fachverfahren iterativ integriert. Zunächst wurde für die Daten aus der Personalmanagement-Software P&I Loga ein automatisierter Export eingerichtet, der die statistisch relevanten Daten zu vereinbarten Frequenzen aggregiert und überträgt.

Um weitere Ansichten wie Abwesenheiten oder Personalkosten darzustellen, sind aktuell auch die Integrationen in die entsprechenden Fachverfahren AIDA und Infoma Finanzwesen.

Impact

Für die Mitarbeitenden im Fachbereich Zentrale Dienste konnte der Aufwand für das Zusammenführen relevanter Daten zur Erstellung von Personalkennzahlen erheblich reduziert werden. Die Mitglieder des Rates fühlen sich durch die häufigere Kommunikation von zentralen Kennzahlen besser informiert. Die Stadt Goslar hat darüber hinaus auch nohc das Modul Demografie eingeführt und plant die ihre Schulentwicklungsplanung auf der Basis von Polyteias Produkten zu erstellen. Durch den gleichzeitigen Einsatz mehrere Lösungen können Datensätze miteinander verknüpft und zusätzliche Erkenntnisse gewonnen werden.

„Die Politik hatte als Anforderung gesetzt, quartalsmäßig einen Personalbericht zur Situation bei uns zu erhalten. Dem wollten wir entsprechen, allerdings mit einem System, welches die Personaldaten automatisiert generiert.“

Oliver Kasties, LEITER FACHBEREICH ZENTRALE DIENSTE STADT GOSLAR

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